People coffee meeting team
People coffee meeting team

6 Regeln für Meetings, über die sich keiner beschwert

by
03 März 2016 um 11:21

Meetings, in denen jeder Mitarbeiter engagiert mitdiskutiert, Notizen macht und voller Tatendrang den Raum verlässt, kennst du nur aus deinen Träumen? Du verbindest sie vielmehr mit missmutigen Gesichtern, die gelangweilt auf Bildschirme starren und deren Augen stumm schreien „Ich will hier raus“? Dann bist du nicht allein.

Meetings sind wichtig; sonst gäbe es sie wahrscheinlich nicht. Sie sind die direkteste Form der Kommunikation, jenseits von Instant Messaging und E-Mail. Von Angesicht zu Angesicht entstehen weniger Missverständnisse – und im Fall der Fälle sind direkte Rückfragen und Erklärungen möglich. Man kann sich austauschen, anstatt nur Informationen in eine Richtung zu senden, und schnelle, abgestimmte Entscheidungen treffen. Und trotzdem sind Meetings als (wohlgemerkt vermeidbarer) Arbeitszeitfresser Nummer 1 verschrien.

Das muss doch nicht sein! Zumindest nicht, wenn man sich an einige Regeln hält, die Meetings (wieder) zu dem machen, was sie sein sollen: Sinnvoll und effizient.

1. Ziel und Output vor Augen haben

Wenn jeder Teilnehmer bereits zu Beginn über den Zweck und das Ziel des Meetings Bescheid weiss, ist bereits ein ein Schritt in die richtige Richtung getan. Noch klarer wird es, wenn jedes Meeting anstatt „wöchentliche Projekt-Besprechung“ je nach Stand des Projekts einen spezifischen Namen wie beispielsweise „Budgetausgaben definieren“ trägt. Zusätzlich sollten sich alle Teilnehmer im Vorfeld Fragen und bisherige Ergebnisse notieren, um vorbereitet im Meeting zu erscheinen.

2. Wer muss, soll oder darf dabei sein?

Je mehr Leute am runden Tisch sitzen, desto komplizierter und ineffizienter wird der Austausch meist. Aus diesem Grund sollte man sich auch über die Anzahl der Teilnehmer Gedanken machen. Wen betrifft es wirklich, wer könnte einen guten Input liefern, für wen bleibt die Teilnahme optional und wem genügt das Protokoll? Die Einladungen sollten dies dementsprechend kommunizieren.

3. Mehr Interaktion, weniger Vortrag

Die Ablenkung und der Versuch zum Multitasking mit Laptops, Smartphones & Co. sollte möglichst gering sein. Je aktiver das Meeting ist und je mehr Interaktion stattfindet, desto qualitativer das Output. Denn nur wer aktiv partizipiert, denkt mit. Wenn jeder Teilnehmer kurz seinen aktuellen Stand der Dinge vorstellt, hat bereits jeder einen Beitrag zum Meeting geleistet. Einen Monolog durch den Teamleiter oder einen besonders extrovertierten Mitarbeiter sollte dabei vermieden werden. Erst wenn alle mitwirken, wird das Meeting zu einem nachhaltigen Gewinn.

4. Protokoll führen und teilen

Es sollte immer Protokoll geführt werden. So gehen keine Ideen, Inputs und vor allem getroffene Vereinbarungen verloren. Je strukturierter der Report geschrieben ist (hier darf selbstverständlich auf die smarte Technik zurückgegriffen werden), desto besser ist er für abwesende Kollegen nachvollziehbar und auch zu einem späteren Zeitpunkt noch verständlich. Das Protokoll wird nach dem Meeting über die gewünschten Kanäle mit den Teilnehmern geteilt, so dass alle jederzeit auf die Ergebnisse zurückgreifen können.

5. Fokussiert bleiben

Abweichungen vom zentralen Thema sind die Hauptursachen für eine unnötige Verzögerung und schwaches Output von Meetings. Die zu Beginn gestellten Diskussionsthemen (siehe Punkt 1) sollten zielstrebig verfolgt werden, damit das Meeting nicht aus dem Ruder läuft. Dem Protokollverantwortlichen kann in diesem Zusammenhang auch gleich die Aufgabe übertragen werden, auf allfällige Themenwechsel schnell aufmerksam zu machen. Die aufkommenden Ideen werden selbstverständlich aufgenommen und gegebenenfalls für ein späteres Meeting verwendet.

6. Zeitplan einhalten

Wenn das Meeting regelmässig später beginnt als angekündigt, wird die Pünktlichkeit aller Teilnehmer nachlassen und immer wieder Zeit verschwendet. Darum: immer pünktlich beginnen! Diejenigen, die zu spät eintreffen, werden schnell merken, dass Pünktlichkeit hier einfach die beste Idee ist. Die sollte übrigens auch das Meeting-Ende betreffend gross geschrieben werden. Durch das Einhalten des Zeitrahmens zeigt man Respekt gegenüber den anderen Aufgaben der Teilnehmer.

Diese offenen Stellen könnten dich interessieren:

Genf

For one of our client, we are looking for a Junior HR Manager working part-time (40-50%). You must be bilingual with an excelle...

Zürich

Sammle während 12 Monaten wertvolle praktische Erfahrungen im Eventmanagement, in der Rekrutierung sowie im (Social Media) Mark...