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„Es tut uns leid ...“ Wirklich? Absagen richtig formulieren

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03 März 2016 um 10:28

Es ist der vielleicht schönste Teil des Personalerdaseins: Nach unzähligen Interviews und Abstimmungen ist die optimale Besetzung für eine Stelle gefunden und die gute Nachricht darf kommuniziert werden. Aber natürlich hat auch diese Medaille eine Kehrseite: Man muss die Hoffnung anderer guter Kandidaten enttäuschen.

Es kann eben nur einer das Rennen machen. Das wissen auch Jobsuchende. Nichtsdestotrotz ist es für die meisten Recruiter keine schöne Aufgabe, Absagen zu erteilen. Wie teilt man einem Kandidaten möglichst taktvoll und professionell mit, dass man sich gegen ihn entschieden hat? Liefert man ihm Gründe? Oder wird es dadurch noch schmerzhafter? Nur allzu gerne wird hier auf Standard-Vorlagen zurückgegriffen: Das macht es einfacher, man spart sich das emotionale Involvieren – und ausserdem ist es ja eigentlich auch egal. Ist es nicht: Zum einen betreibt man durch ein solches Verhalten nicht gerade Imagepflege für das Unternehmen, zum anderen sollte man besonders gute Kandidaten nicht vergraulen – wer weiss, wann man sie sich zurückwünscht.

Flotte Antwort = Wertschätzung

Eine Absage wird nicht weniger unangenehm, indem man sie aufschiebt. Jeder Bewerber, der das Rennen nicht gemacht hat, sollte zeitnah darüber informiert werden – schliesslich hat er mit der Jobsuche genug zu tun und braucht klare Ansagen, um sie sinnvoll voranzutreiben. Auch bei Anfragen nach einem konstruktiven Feedback sollte man sich nicht wochenlang Zeit mit der Antwort lassen. Abgesehen davon, dass es nur fair ist, einem Kandidaten die gewünschte Rückmeldung zu geben, sollte man immer im Hinterkopf behalten, das ein abgewiesener Bewerber in Zukunft doch eine passende Stelle im Unternehmen besetzten könnte. Wenn der Kandidat einen guten Eindruck vermittelt hat, aber ein anderer einfach mehr vorzuweisen hatte, dann kommuniziere ihm dieses positive Feedback auch. Denk daran, dass eine klare, freundliche und schnelle Antwort auch dazu dient, als Unternehmen einen guten Eindruck zu hinterlassen und so trotz Absage als potentieller Arbeitgeber in positiver Erinnerung zu bleiben – und vielleicht später eine erneute Bewerbung zu erhalten, die zu einer Anstellung führt.

Klartext – negativ wie positiv

Auch wenn Bewerber möglichst viele der gewünschten Qualifikationen und Erfahrungen mitbringen sollten, sind immer einige Anforderungen im Einstellungsprozess bedeutender als andere. Halte dich beim Formulieren der Absage an die fünf wichtigsten Kriterien: Hat der Kandidat beispielsweise vier dieser Kriterien erfüllt, aber beim wichtigsten hat ein anderer mehr überzeugt? Dann schreibe ihm auf konstruktive Weise, dass dies dazu geführt hat, sich bei dieser Stelle für einen anderen Bewerber zu entscheiden, dass man sich aber über eine erneute Bewerbung in Zukunft freuen würde. Der Kandidat weiss somit, woran es lag, an welchen Stellen er sich gegebenenfalls verbessern oder überzeugender präsentieren kann, muss sich nicht tagelang den Kopf darüber zerbrechen und nimmt immer noch etwas Positives mit. Nur fair, oder?

Mit interessanten Kandidaten in Kontakt bleiben

Wenn ein Kandidat wirklich gut und die Entscheidung knapp war, weil er vielleicht gewisse Kriterien für den Job (noch) nicht erfüllen konnte, das Timing nicht gestimmt hat oder die Stelle nicht zu 100% passend für ihn war, dann kommuniziere ihm auch das. Eine gute Idee ist es, diesem Bewerber eine LinkedIn-Anfrage zu senden und ihn um sein Einverständnis zu bitten, seine Unterlagen für künftige Stellenbesetzungen vorbehalten zu dürfen.

Eine schlechte Absage kann den besten Eindruck ruinieren

Auch wenn die persönlichen Gespräche noch so toll und die Entscheidung noch so knapp war: Eine allgemeines Absageschreiben hinterlässt trotzdem einen bleibenden negativen Eindruck vom Unternehmen. Verständlich: Wer seine Manieren vergisst und Leute deutlich spüren lässt, wenn er sie nicht mehr braucht, bei dem scheint es mit den Firmenwerten nicht weit her zu sein. Und wie wir alle wissen, verbreiten sich Negativmeinungen besonders schnell – im wie ausserhalb des Internets. Bleib also fair den Kandidaten gegenüber, die Zeit und Aufwand in ihre Bewerbung gesteckt haben und denk an das Image des Unternehmens – alles, was es dazu braucht, ist eine freundliche, individuell formulierte Erklärung, warum die Entscheidung zugunsten einer anderen Person gefallen ist.

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