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Offene Tür = offenes Ohr? Wann es Zeit für Grenzen ist

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21 Juni 2016 um 17:28

Einen guten Chef erkennt man auch daran, dass er immer ein offenes Ohr für die Anliegen seiner Mitarbeiter hat, stimmt’s? In der Praxis bedeutet ständige Verfügbarkeit allerdings, sehr viel Zeit und Energie zu investieren.

Es kann also sinnvoll sein, die eigene Erreichbarkeit kritisch zu hinterfragen: Hilft eine ständige Präsenz den Mitarbeitern wirklich – oder verunsichert sie das eventuell sogar? Bleiben die eigenen Aufgaben abseits der Personalführung auf Dauer nicht total auf der Strecke? Vier Schritte zeigen, wie man eine Kurskorrektur des eigenen Führungsstils vornehmen kann – für mehr Produktivität und ein besseres Büroklima!

1. URSACHENFINDUNG

„Naja, mein Team braucht mich eben“, ist schnell dahingesagt. Wenn es im Büro aber nicht besonders reibungslos läuft, ist ein bisschen mehr Ehrlichkeit und Selbstreflexion gefragt. Also einfach mal einen Schritt zurücktreten und das grosse Ganze betrachten. Wäre ein bisschen weniger Präsenz nicht auch möglich und vielleicht sogar sinnvoll? Folgende Fragen helfen dir bei einer Analyse: Reagieren deine Mitarbeiter eher nervös, wenn du ihr Büro oder den Aufenthaltsraum betrittst? Arbeitest du regelmässig spätabends und am Wochenende, um dein eigenes Pensum zu schaffen? Bildet sich schon früh morgens eine Schlange vor deinem Büro und dein E-Mail- oder Chatprogramm kommt mit dem Ping gar nicht mehr hinterher? Ein „Ja“ bei einer oder mehreren dieser Fragen bedeutet ziemlich sicher: zu viel Erreichbarkeit.

2. GEWOHNHEITEN ÄNDERN

Der erste Schritt ist getan – jetzt geht es an die konkrete Arbeit. Sowohl Chefs als auch Mitarbeiter können von klareren Grenzen profitieren. In Einzelbüros kann man das als Vorgesetzter durch eine zeitweise geschlossene Tür regeln. In Grossraumbüros wird das natürlich schon schwieriger – aber geblockte „Bitte nicht stören“-Zeitfenster im Kalender oder eine kurze Nachricht im Gruppenchat können beispielsweise helfen. Das Ganze gilt allerdings durchaus in beide Richtungen. Soll heissen: Auch Mitarbeiter sollten die Chance haben, ihre Aufgaben am Schreibtisch ohne grosse Unterbrechungen zu erledigen. Klar, als Vorgesetzter möchte man gerne sichergehen, dass Projekte gut laufen, regelmässiger Austausch stattfindet und potenzielle Fragen gestellt werden können. Aber dafür muss man nicht notwendigerweise 24/7 an der Schreibtischkante der Mitarbeiter kleben. Wesentlich produktiver: Wöchentliche Einzelmeetings mit den jeweiligen Ansprechpersonen eines Projekts vereinbaren; auch als Gelegenheit, weniger dringende Fragen oder Probleme zu klären. 15 bis 30 Minuten ungeteilte Aufmerksamkeit ist auf Dauer nämlich effektiver als alle paar Minuten Nachrichten mit Betreffen wie „Geburtstagsgeschenk für Lena – Ideensammlung“ zu beantworten.

3. BEIM THEMA BLEIBEN

Im Grunde genommen geht es gar nicht nur um die Häufigkeit der Unterbrechungen, sondern auch um deren Art. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel das Bedürfnis hat, mehrmals pro Tag mit persönlichen Geschichten und privaten Details zu dir zu kommen, dann ist es möglicherweise an der Zeit, Grenzen zu setzen. Zum Beispiel, indem man ihm schonend beibringt, solche Themen nur in Pausen oder am Rande der wöchentlichen Meetings diskutieren zu können. Aber nicht über den Tag verteilt, während man selbst versucht, an wichtigen Deadlines zu arbeiten. Natürlich sind weder Chefs noch Mitarbeiter Roboter: Ein gesundes Büroklima ist wichtig und Mitarbeiter sollten ja nicht das Gefühl haben, dass sie nur eingestellt wurden, um stumpf To-Do-Listen abzuarbeiten. Je nach Unternehmenskultur und persönlichen Verhältnissen können Dating-Fortschritte oder die neueste Game of Thrones-Staffel eben nur in bestimmten Zeitfenstern Platz finden.

4. KLEINE SCHRITTE MACHEN

Falls man dem Team von Anfang an klar gemacht hat, stets erreichbar zu sein, kann man natürlich jetzt nicht einfach so eine genervte Rundmail à la: „Bitte kontaktieren Sie mich ab sofort nur noch in wirklich dringenden Fällen und lassen mir ansonsten meine Ruhe!“ verschicken. Anstatt die eigenen Mitarbeiter vor den Kopf zu stossen, sollten notwendige Veränderungen lieber Schritt für Schritt eingeleitet werden. Beispielsweise, indem man Fragen eines Mitarbeiters nicht direkt für ihn beantwortet, sondern ihn erst mal dazu ermutigt, einen eigenen Lösungsvorschlag zu entwickeln. Falls ein Mitarbeiter trotz geschlossener Tür reinplatzt: Nachhaken, ob es sehr dringend ist oder er auch später wieder kommen könnte. So ermutigt man das Team, mehr Eigeninitiative zu zeigen und sich statt umfassender Hilfe einfach das OK für die Lösung eines Problems zu holen.

Ein offenes Ohr für Mitarbeiter zu haben und ein guter Zuhörer zu sein – das sind durchaus Topqualitäten eines Chefs. Ins Extrem geführt, können sie allerdings auf beiden Seiten auch Ineffizienz zur Folge haben. Zu erkennen, dass und wann gewisse Grenzen gesetzt werden sollten, ist der erste Schritt zu mehr Produktivität!

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