Wie du die 3 fiesesten Produktivitäts-Killer bekämpfst

Dein Vorgesetzter beauftragt dich mit einem neuen Projekt. Cool! Andererseits ist das Projekt ganz schön gross. Wenn du dich noch heute dransetzt, wirst du sowieso keine grossen Sprünge machen. Vielleicht solltest du lieber erst mal deinen Posteingang aufräumen und die Blumen giessen.

Irgendwann bist du nach einer gefühlten Ewigkeit endlich mal wieder im Tunnel: Du bist voll konzentriert, die Arbeit geht dir leicht von der Hand – nichts und niemand kann dich aufhalten. Bis der liebe Kollege vorbeikommt. Nach ein paar Minuten Quatschen steht der Pausenplan, er geht zurück an seinen Platz – und deine Konzentration geht gleich mit. Schliesslich stellt sich 2 Tage vor der Deadline noch heraus, dass dein Team eigentlich noch 4 Tage braucht – der Last- Minute Marathon beginnt.

Kennst du? Kein Wunder, schliesslich wurde fast jeder schon mal Opfer eines der drei berüchtigtsten Produktivitätskiller: Unterbrechungen, Prokrastination und schlechte Planung. Zeit, ihnen den Kampf anzusagen – wir geben dir die Waffen an die Hand.

1. Unterbrechungen richtig einordnen

Arbeitnehmer werden mehrmals pro Stunde bei der Arbeit gestört – und das ist schon ein Durchschnittswert. Jede Störung unterbricht deine Konzentration und Gedankengänge. Danach musst du dich erst mal wieder orientieren – eine riesige Zeitverschwendung. Die Lösung: Ordne spontan anfallende Aufgaben in eine diese vier Kategorien ein und bearbeite sie dementsprechend. Du wirst überrascht sein, wie viele Kleinigkeiten du dir sparen kannst.

Besonders bei grossen und arbeitsintensiven Projekten kann es ausserdem sinnvoll sein, eine Art «Verfügbarkeitsplan» einzurichten. So gern du deine Kollegen auch hast – wenn alle 15 Minuten jemand zum Quatschen vorbeikommt, bekommst du einfach nichts fertig. Niemand wird dir böse sein, wenn du dir mit Hilfe eines Plans oder Kalenders ein paar Stunden am Stück ein «Bitte nicht stören»-Schild umhängst. Plan vor allem auch ein festes Zeitfenster ein, in dem du alle dringenden, weniger wichtigen Dinge auf einmal abarbeitest, die am Tag noch dazugekommen sind.

2. Die Prokrastination an der Wurzel packen

Viele denken gar nicht darüber nach, warum sie bestimmte Aufgaben aufschieben. Das ist aber die Voraussetzung dafür, das Problem in den Griff zu bekommen. Und es ist gar nicht so schwer, denn meistens sind die Hintergründe immer wieder die gleichen:

Du hast eine grosse Aufgabe und weisst nicht wo du anfangen sollst?
Mach viele kleine Aufgaben daraus – das macht es leichter, anzufangen. Ausserdem hilft jeder Haken auf deiner To-Do-Liste, deine Motivation aufrechtzuerhalten. Du hast einen besseren Überblick über den Status des Projekts und kannst so deine Zeit besser einteilen und planen.

Die Aufgabe scheint langweilig zu sein?
Inspiriere dich und dein Team, indem ihr besprecht, inwiefern die Arbeit das Geschäft positiv beeinflussen wird. Man kann sich ausserdem nie zu oft sagen: «Je schneller die langweilige Aufgabe geschafft ist, desto schneller kann ich mich wieder mit den spannenden Dingen beschäftigen.»

Die Müdigkeit ist grösser als die Konzentration?
Mach mal Pause! Es ist völlig normal, dass dein Gehirn nicht 8 Stunden am Stück Höchstleistungen erbringen kann. Auch eine kleine, 5- bis 10-minütige Pause kann wahre Wunder bewirken. Wichtig: Geh nicht immer nur bis zur Kaffeemaschine, sondern raus an die Luft!

3. Setz dir Meilensteine

Ein grosses Projekt in 100 kleine Aufgaben aufteilen? Klingt schon wieder nach Chaos. Struktur ist das Zauberwort! Bestimm eine überschaubare Anzahl an Meilensteinen mit zugehörigen Fristen und ordne diesen die einzelnen Aufgaben zu. So minimierst du das Risiko, dass kurz vor der Deadline die Panik ausbricht und du und dein Team Nachtschichten einlegen müsst.

Ganz allgemein gilt: Setze niemals unrealistische Ziele! Damit sind Demotivation und Abgabe-Stress vorprogrammiert. Auch wenn es am Anfang anstrengend erscheint, ein Projekt ordentlich durchzustrukturieren – es ist gut investierte Zeit, dank der du bis zum Abschluss eine Menge Stunden und Nerven sparst!