5 Gründe gegen den leeren Posteingang

Richtig gelesen. Das Projekt «Inbox Zero» ist zu einer Art Volkssport geworden; die Menschen, bei denen die Null steht, sind die Helden der Arbeitswelt, die mit der 3-stelligen Zahl am Briefsymbol jagen ihr hinterher, die mit der 5-stelligen haben akzeptiert, dass sie das personifizierte Chaos sind und aller Wahrscheinlichkeit nach auch bleiben werden.

Aber muss das überhaupt sein? Was bringt die Null, ausser dass man mit ihr angeben kann? Ist sie wirklich den Stress wert, auf jedes «Ping» zu reagieren wie ein Pawlowscher Hund? Und ist es nicht nachteilig, sich selbst ständig zu unterbrechen, nur weil schon wieder eine Mail reinkommt? Wie soll man denn da in den Flow kommen? Wir geben der Posteingangs-Null Contra. Aus diesen fünf Gründen.

1. Du vertippst dich seltener

In Eile passieren Flüchtigkeitsfehler. Wenn du jede E-Mail sofort zwischenschiebst und so schnell wie möglich bearbeitest, ist es ganz normal, dass du dich vertippst, Kommata oder ganze Wörter vergisst und merkwürdige Formatierungsfehler machst. Der Empfänger sieht aber eben nur das – und bekommt den Eindruck, dass du keinen sonderlichen Wert auf die Kommunikation mit ihm legst oder allgemein einfach schlampig arbeitest. Kein guter Preis für die Null. Mit festen Zeiten, in denen du deine Mails wie Arbeit und nicht wie lästigen Kleinkram behandelst, passiert das nicht. Oder zumindest seltener.

2. Deinen Antworten fehlt weder Hand noch Fuss

Das ist uns allen schon passiert: Stunden, nachdem du eine Mail versendet hast, fällt dir auf, dass du etwas Grundlegendes vergessen hast, oder dass du etwas ganz anders hättest sagen sollen – oder müssen. Besonders bei wichtigen und/oder langen E-Mails ist es notwendig, dass du dir ausreichend Zeit nimmst, um Gedanken, Fragen oder Probleme zu durchdenken, deinen Text zu strukturieren und klar zu formulieren und alle Anhänge auch wirklich anzuhängen. Das spart langfristig gesehen deutlich mehr Zeit, als du investiert hast – weil keine 20 Rückfragen kommen oder Missverständnisse entstehen.

3. Du schickst keine Mails, die du bereust

Die meisten E-Mails sind harmlos. Aber dann kommt wieder eine von denen, die dich zum Ausrasten bringen – weil sich jemand im Ton vergriffen oder richtig Mist gebaut hat, weil die Mail kurz vor Feierabend deine To Do-Liste noch mal bis zum Anschlag füllt oder weil der eine Kollege die selbe Frage schon zum fünften Mal stellt.

Ganz egal, ob der (vermeintlich) persönliche Angriff auf dich wirklich einer ist oder du ihn dir nur einbildest – eine merklich emotionale Antwort zu verschicken, ist keine gute Idee. «Morgen werde ich das aber noch ganz genau so sehen!» Gut, dann schreib deine Mail, speicher sie als Entwurf und schick sie am nächsten Morgen. In den meisten Fällen wirst du dir selbst sehr dankbar dafür sein – und den Text entschärfen.

4. Du wirst fokussierter

Wenn du nur eine oder zwei E-Mails am Tag bekommst, ist dieser Beitrag sowieso nichts für dich. Liest du ihn trotzdem, wirst du danach etwa 20 Minuten brauchen, um die Konzentration für deine aktuelle Aufgabe wiederzufinden. Ganz schön lang, nicht? Das Gleiche gilt für jede einzelne E-Mail, die du ganz schnell zwischendurch öffnest. Ach so, bei dir ist das anders, weil du multitaskingfähig bist? Das denken fast alle anderen auch von sich – doch nur auf etwa 2% trifft es auch zu.

Also mach dir nichts vor und stattdessen dein Mail-Programm lieber zu, bis du deine Aufgabe abgeschlossen hast. Danach kannst du immer noch dein Postfach checken – E-Mails laufen ja bekanntlich nicht weg. Alternativ kannst du auch Check-Zeiten einrichten, etwa ein Mal pro Stunde oder 5 Mal am Tag – die Häufigkeit hängt natürlich davon ab, wie viele (wichtige) Mails du bekommst.

Wenn morgen alle E-Mails mit Inhalten wie «OK», «Wird gemacht» oder «Danke» verschwinden würden, wären weltweit wahrscheinlich Milliarden von Arbeitsstunden gerettet. Es ist natürlich total nett und richtig, sich zu bedanken, und es ist für andere auch gut zu wissen, dass dir klar ist, was du zu tun hast. Aber wenn du hier ein oder zwei Tage wartest, bis du mit einem Projekt angefangen oder dich zumindest damit beschäftigt hast, hast du vielleicht noch etwas Relevantes hinzuzufügen – und das «OK» oder «Danke» kommt dann immer noch rechtzeitig.

Vergiss nicht, dass dein Postfach kein abgeschlossenes System ist, sondern mit anderen Postfächern zusammenhängt – wer weniger verschickt, bekommt auch weniger rein. Klick also nur «Senden», wenn der Inhalt der Mail dem Empfänger auch etwas bringt.