Der K(r)ampf mit den E-Mails

9 Uhr morgens. Schon stapeln sich die ersten E-Mails. Die erste Nachricht: Na toll, dein Kollege hat sich krank gemeldet und du darfst seine Aufgaben übernehmen. Ein paar Newsletter, Termineinladungen und Projekt-Updates später stellst du fest, dass es bereits 10 Uhr ist – und du mit der täglichen Mailflut noch keinen Schritt weiter gekommen bist. Über den K(r)ampf mit den E-Mails.

Laut Studien bekommt jeder Mensch am Tag zwischen 20 und 30 E-Mails; bei den meisten Büro-Angestellten ist die Zahl deutlich höher. Viele haben den Kampf gegen die Mailflut längst aufgegeben. Die gute Nachricht: Es gibt einige Tipps & Tricks, um deinen Posteingang übersichtlicher zu machen und die Mails wenigstens einigermassen in den Griff zu bekommen.

1. Gut geplant ist halb gewonnen

Setz dich am Sonntagabend gemütlich auf die Couch und erstell einen Wochenplan. Mach dir Notizen, welche Tätigkeiten Priorität haben, aber plan auch Zeit für deinen Posteingang ein. Schick dir am Ende die fertige To-Do-Liste per Mail und markiere sie als “wichtig”. So wirst du zum einen besser schlafen, zum anderen ist es so unwahrscheinlicher, dass das Mail-Chaos ausbricht.

Stichwort Organisation: Richtig gut wirst du, wenn du dir Ordner in deinem Posteingang anlegst, in denen du E-Mails nach Wichtigkeit ablegst. Eine mögliche Kategorisierung wäre zum Beispiel «Heute bearbeiten», «Diese Woche bearbeiten» und «Weiterleiten». Probier einfach aus, was für dich persönlich sinnvoll ist und gut funktioniert.

2. Verschaff dir einen Vorsprung

Viele der erfolgreichsten Menschen checken morgens als allererstes ihren Posteingang, bevor sie sich an die eigentliche Arbeit machen. So räumen sie alle neu eingegangen E-Mails vom letzten Abend aus dem Weg (bzw. verschieben sie in die entsprechenden Ordner), bevor sie sich auf die wichtigeren Aufgaben konzentrieren.

Natürlich kommen im Laufe des Tages immer noch mehr E-Mails rein, aber ein Vorsprung am frühen Morgen kann den Kampf gegen deinen Posteingang deutlich erleichtern. Selbst wenn du in der Bahn auf dem Weg ins Büro auf dem Smartphone alles Unwichtige löschst, hast du schon jede Menge Zeit gespart.

3. Wenn’s schnell geht: Weg damit!

Wenn du zu denen gehörst, die besonders viele E-Mails bekommen, lautet Regel Nummer 1: Kurz und schnell antworten. Es wird zwar oft geraten, nur zwei bis drei Mal täglich überhaupt die Mails zu checken – wenn dann allerdings 200 Stück auf dich warten, ist Kapitulation eine naheliegende Reaktion. Natürlich sollst du auch nicht jede Nachricht innerhalb von fünf Minuten beantworten, aber indem du regelmässig deinen Posteingang checkst und schnell auf diejenigen Mails reagierst, die nur eine kurze Antwort erfordern, schaffst du schon deutlich mehr Ordnung.

Falls du für eine Antwort länger benötigst, setz den Fokus zunächst auf die Aufgaben, die Priorität haben und setz die Mail auf deine To Do-Liste für später. Um Rückfragen oder Erinnerungsmails zu vermeiden, kannst du den Absender kurz wissen lassen, dass du die Mail gelesen hast und dich bald bei ihm meldest.

4. Gönn dir E-Mail-Pausen

Deine persönliche, arbeitsfreie Zeit ist wichtig! Wenn du nach Feierabend beim Sport oder Abendessen immer noch von eingehenden E-Mails genervt wirst, kommst du nie wirklich runter und deine Produktivität lässt auf Dauer nach. Stell am besten die Push-Benachrichtigungen aus, wenn du das Büro verlässt und lass den Posteingang sein. Die Mails laufen dir bis zum nächsten Morgen nicht weg!

Keiner antwortet auf geschäftliche E-Mails, weil es ihm so viel Freude macht. Aber was nicht ist, kann ja noch werden! Wenn Posteingang-Alarmstufe Rot ist und sich eine Aufräumaktion wirklich nicht mehr verschieben lässt, ist Kreativität gefragt. Was macht E-Mails (und die meisten anderen unangenehmen Dinge) erträglicher? Zum Beispiel Freunde und eine Flasche Wein! Geteilter Frust ist halber Frust: Setzt euch zusammen und geht eure Posteingänge durch: Wer kriegt die meisten Spam-Mails? Wer wird zu wie vielen Events eingeladen? So geht das Löschen, priorisieren und beantworten (wichtige Mails besser ohne Alkohol) deutlich leichter von der Hand. Für ganz Ambitionierte ist auch «Wer zuerst auf Null ist, bekommt einen Preis» eine Möglichkeit. Verdient ist verdient.