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E-Mail? LOL! Wie du im Büro-Chat professionell bleibst

Max by
26 Nov 2015 um 11:57

Es ist in jedem modernen Unternehmen gang und gäbe: das firmeninterne Chat-Programm. Diese Programme bieten schliesslich viele Vorteile, vereinfachen und beschleunigen die Kommunikation. Und genau deswegen bergen sie auch einige Fettnäpfchen.

Skype, Slack oder eins der unzähligen anderen Chat-Programme: Dank ihnen muss man nicht wegen jeder Kleinigkeit durch das halbe Büro rennen, man kann schnell mehrere Kollegen informieren, ohne dafür ein Meeting einberufen oder eine Mail aufsetzen zu müssen, und dank entsprechend benannter Gruppen weiss man immer, welche Inhalte einen wo erwarten. Aber wie alle anderen will auch diese Art der Kommunikation gelernt sein. Was du beachten musst, damit der Chat nicht ausser Kontrolle gerät.

Ein Chat ersetzt nicht die E-Mail

Wenn du schnell eine Antwort brauchst oder wichtige Infos für eine Gruppe hast, ist das firmeninterne Chatprogramm definitiv deine erste und beste Anlaufstelle. Allerdings solltest du es nicht überstrapazieren und sämtliche FYI-Nachrichten oder Anfragen, die längerer Bedenkzeit und/oder ausführlicher Antworten bedürfen, über das Chatprogramm veröffentlichen.

Dein Text ist umfangreich? Verweist auf weitere Dokumente? Enthält Informationen oder Instruktionen, auf die der oder die Empfänger auch später noch Zugriff haben sollte(n)? Dann ist eine E-Mail die bessere Wahl! Hier musst du dich nicht kurz fassen, kannst Dokumente anhängen und der Empfänger kann die Mail archivieren und jederzeit wiederfinden.

Wie man ich den Chat hineinruft…

Auch ein beruflicher Chat ist in aller Regel kein Ort, an dem Etiquette und geschliffene Ausdrucksweisen höchste Priorität haben. Das heisst allerdings nicht, dass du dich dort nicht auch an gewisse Regeln der Konversation halten sollst und deine Manieren vergessen darfst. Bemühe dich trotz knappen Gesprächen, freundlich zu bleiben und mit „bitte“ und „danke“ nicht zu geizen. Auch (nette) Smileys sind hier absolut erlaubt. Halt dich aber an die mit unmissverständlicher Aussage – nur weil die Banane in deinem Freundeskreis das offizielle Symbol für „Daumen hoch“ ist, muss es dein Chef noch lange nicht genauso verstehen.

Reagier immer, und reagier immer schnell

Wie bereits erwähnt ist einer der wesentlichen Vorteile firmeninterner Chatprogramme die schnellere Kommunikation. Blöd nur, wenn manche Kollegen nur alle zwei Stunden einen Blick in die Unterhaltungen werfen und erst nach einer weiteren Stunde antworten. Dann hat das Programm sein Ziel verfehlt! Auch wenn du deinen Kollegen vertrösten musst, weil du eine Anfrage nicht sofort beantworten kannst: Lass ihn das wissen, und zwar möglichst zeitnah!

Wenn du ungestört an etwas Wichtigem arbeiten möchtest oder gerade in die Mittagspause aufbrichst, änder deinen Status dementsprechend. Ausserdem solltest du Benachrichtigen aktivieren, die dir signalisieren, wenn du eine (persönliche) Nachricht bekommst.

Chatdisziplin: Bleib beim Thema

Jeder weiss, wie schnell es gehen kann: Eigentlich schreibt man über das Projekt, und plötzlich entgleist das Gespräch:

„Haben wir das nicht letzte Woche schon mal besprochen?“

„Stimmt, in diesem indischen Restaurant“

„Oh ja, das war lecker“

„Ja! Wann gehen wir da wieder hin?“

„Heute kann ich leider nicht. Aber wir könnten auch mal wieder Cocktails trinken gehen.“

Ein solches Ausarten frisst nicht nur eure Zeit, sondern macht es auch nahezu unmöglich, nachzuvollziehen, worum es ursprünglich ging oder wer wann welche Information geteilt hat.

Am sinnvollsten ist es sicherlich, den Chat ausschliesslich für Berufliches zu verwenden und die Feierabendplanung in die Kaffeepause zu verlegen. Die Alternative: Richtet einen separaten Chat für „Sonstiges“ ein – aber versucht euch hier nicht zu verquatschen.

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