Fwd: «Kleine Bitte» – Wie deine E-Mail-Anfragen Beachtung finden

Seit man rund um die Uhr aus mindestens drei Kanälen mit Instant Messages bombardiert wird, mutet die E-Mail fast schon antiquarisch an. Wegzudenken ist sie trotzdem noch nicht – besonders nicht aus dem Berufsleben. Das Problem dieser Koexistenz: E-Mails werden zunehmend schlecht geschrieben – und von den Empfängern ignoriert.{:.intro-text}

E-Mails sind lästig. Sie fressen Zeit und Nerven. Ständig muss man filtern, was sofort in den Papierkorb fliegt, was man zu Informationszwecken irgendwo ablegen kann und wo in der Flut sich die wenigen Mails verstecken, die wirklich wichtig sind und/oder einen interessieren.

Kurz: Keiner schreibt sie gerne, keiner liest sie gerne. Sie hat es nicht leicht, die E-Mail. Dabei ist sie ja gar nicht der Übeltäter, sondern der Absender. Denn ganz im Sinne der «Je kürzer und schneller, desto besser»-Mentalität werden die Mails allzu gerne lieb- und gedankenlos runtergetippt und rausgejagt. Kein Wunder, wenn der Empfänger dann nur wenig Freude daran hat.

Nun passiert es aber regelmässig, dass man einen kleinen Wunsch an die Grafik hat, mal eben eine Erklärung von der Buchhaltung braucht oder – der Klassiker – nur noch die IT helfen kann, weil «irgendwie was nicht funktioniert». Würde man bei jeder dieser Anfragen zu literarischer Höchstform auflaufen wollen, würden von den 40 Stunden pro Woche nicht mehr viele für die eigentliche Arbeit übrig bleiben. Willst du dennoch eine möglichst zeitnahe Reaktion hervorrufen, solltest du ein paar Basics beachten.

Die Betreffzeile gibt es nicht ohne Grund. Und dein Mailprogramm erinnert dich vor dem Absenden auch nicht grundlos daran, wenn sie leer ist. Denk mal an deine eigenes Verhalten: E-Mails mit Betreffzeilen wie «100.000 CHF durch Heimarbeit» oder «Re: Ihr Konto wurde überzogen» ordnest du automatisch als Spam ein. Liest du «Frage», «Hallo», «Server» oder gar «Kein Betreff», wirst du auch kaum alles stehen und liegen lassen, um dich dem Inhalt zu widmen.

Dabei ist es doch wirklich kein Hexenwerk, einen kurzen und präzisen Betreff zu verfassen, der dem Empfänger sagt, worum es geht. «Benötige deine Meinung zur Abrechnung 11/2015 für Kunden xy» ist in fünf Sekunden getippt. Nimm sie dir!

Du hast dem Kollegen um 9 schon einen guten Morgen gewünscht und einen kleinen Small Talk an der Kaffeemaschine habt ihr auch schon gehalten – das muss doch für einen Tag reichen! Im Prinzip schon. E-Mails, die grusslos direkt mit dem Text beziehungsweise einer Frage oder Bitte anfangen, kommen trotzdem unhöflich rüber – in etwa so, als würdest du dem Kollegen eine Aufgabe mit den Worten «Mach mal!» in die Hand drücken.

Viele meinen, es sei ihnen egal, ob eine Mail mit oder ohne Gruss auskommt – unbewusst nimmt man den Unterschied aber doch wahr. Ein einfaches «Hallo, Julia» oder *«Guten Tag Herr Müller» verlangt dir mit Sicherheit nicht zu viel ab, hat aber einen deutlichen Einfluss darauf, wie deine Mail vom Empfänger wahrgenommen wird – und wie schnell und gern er oder sie darauf reagiert.

Gleiches gilt übrigens auch für den Schluss: Ein kurzes «Vielen Dank» und/oder «Viele Grüsse» tut dir nicht weh und lässt den Empfänger deiner Anfrage wohlgesonnener gegenüberstehen.

Vor der Einfachheit der Abkürzungen und durchgehenden Kleinschreibung in SMS oder Instant Messengern sind die wenigsten gefeit. Übernimm diese Faulheit aber bitte nicht in E-Mails! Halt dich auf jeden Fall kurz und beschränk dich aufs Wesentliche, aber vernachlässige weder deine Umschalt- noch deine Kommataste. Auch Absätze sind keine Sünde! Wenn der Empfänger deiner E-Mail einen einzigen riesigen Textblock vorfindet und erst einmal rätseln muss, welcher Gedanke wo anfängt und wo endet, ist das Risiko gross, dass er beschliesst, «sich später darum zu kümmern». Und wir wissen alle, was das bedeutet.

Tu dir und deinen Kollegen den Gefallen beherzige diese drei Dinge, wenn du das nächste Mal eine kurze Frage oder Bitte hast. Du wirst vielleicht ein, zwei Minuten länger für deine E-Mail brauchen, als wenn du sie nebenher und ohne Nachzudenken schreibst – eine sehr kleine Investition, wenn sie beiden Seiten das Arbeiten erleichtert!