6 Zeitmanagement-Basics, die du können musst

Acht Stunden Arbeit, acht Stunden Schlaf, acht Stunden für den ganzen Rest – klingt in der Theorie absolut machbar. Die Praxis lehrt uns Tag für Tag aber immer wieder vor allem eins: Die Zeit reicht irgendwie nie aus.

Die Sache mit den acht Stunden Schlaf klappt höchstens mal am Wochenende, der Stapel auf dem Schreibtisch im Büro reicht locker für 80 Stunden, und für Erledigungen, Freunde und Familie bräuchte man auch deutlich mehr Zeit. Diese 6 Tipps helfen dir dabei, trotzdem alles unter einen Hut zu kriegen.

1. Gut geplant ist halb gewonnen

Einfach mal drauf los machen ist zwar eine Möglichkeit, birgt aber eine Menge Risiken von Ablenkungen bis zum Vergessen von kleineren Aufgaben. Mach dir einen detaillierten Zeitplan, in dem du von den wichtigsten Tasks bis hin zur Social Media-Auszeit und dem Aufräumen deines Posteingangs wirklich alles berücksichtigst, was ansteht. Das mag dir übertrieben vorkommen, ist aber sehr hilfreich – zumindest bis du eine gewisse Routine bekommen hast und vor allem realistisch einschätzen kannst, was wie viel Zeit in Anspruch nimmt. Ausserdem ist ein festgesetztes Zeitfenster besonders bei ungeliebten Aufgaben sinnvoll: So vermeidest du, dass du sie vor dir herschiebst und sie (wieder) unerledigt bleiben.

2. Bleib flexibel

Ein fester Plan ist schön und gut – die Vorstellung, dass er genau so auch aufgeht, allerdings ziemlich utopisch. Dass immer irgendetwas dazwischenkommt, ist ein unumstössliches Gesetz der Arbeitswelt. Wenn du deine To Do-Liste nun fein säuberlich auf ein Blatt Papier oder ein Post-It geschrieben hast, vergeht dir nach ein paar Mal durchstreichen, ergänzen und umsortieren durch Pfeile schnell die Freude daran. Ob du dich nun für ein grosses Blatt mit ausreichend Platz entscheidest, für ein Whiteboard oder etwas anderes – stell sicher, dass du deine Aufgaben schnell und problemlos neu strukturieren kannst, sobald etwas Neues auf den Tisch kommt und sich deine Prioritäten verschieben.

Der Spruch «Erst die Arbeit, dann das Vergnügen» trifft es zugegebenermassen nicht ganz. Trotzdem: Indem du die wichtigsten Aufgaben für den Tag gleich am Vormittag erledigst, nimmst du dir selbst eine Menge Druck und der Rest geht leichter von der Hand. Grosse Aufgaben, die am unteren Rand der To Do-Liste lauern, spürst du immer stärker im Nacken, je näher das Ende des Arbeitstages rückt.

4. Bekomm deine Aufschieberitis in den Griff

Sie ist das wohl hartnäckigste Problem von allen: Die Prokrastination. Und warum? Vor allem, weil sie gelernt ist und sich als Verhaltensmuster festgesetzt hat – bei den meisten bereits seit der Schulzeit oder seit sie zum ersten Mal ihr Zimmer aufräumen sollten. Dementsprechend kommt man nicht drum herum, sie sich langsam und mit viel Anstrengung und Disziplin abzugewöhnen. Mach dir immer wieder klar, dass dein Arbeitsberg nur grösser und deine Arbeitstage nur noch länger werden, wenn du jetzt nicht sofort anfängst. Finde die Strategie, die für dich funktioniert, um die Dinge anzugehen – Hauptsache du tust es!

5. Zuhause ist’s am schönsten

Fast jeder kennt die Situation: Man sitzt im Büro oder an der Uni und denkt zwischendurch immer wieder mit Grauen an das Chaos, das zuhause waltet. Das Wissen, dass man nach Feierabend noch (mindestens) aufräumen, spülen und waschen muss, lässt einen nicht gerade zu Höchstformen auflaufen, weil man sich so auf die eigenen vier Wände freut. Vernachlässige dein Zuhause nicht, sondern schaff eine ordentliche und gemütliche Atmosphäre. Zum einen bist du tagsüber vermutlich fokussierter und produktiver, wenn dort alles in Ordnung ist und nicht noch mehr Arbeit wartet; zum anderen kannst du abends sofort zur Entspannung übergehen und erholter in den nächsten Tag starten. 20 bis 30 Minuten Hausarbeit pro Tag reichen normalerweise völlig, um die Bude ordentlich zu halten.

6. There’s an app for that!

Dass es für alles eine App gibt, macht die Sache mit den zeitfressenden Ablenkungen zunächst einmal nicht einfacher: Eine WhatsApp hier, ein Instagram-Check da, und Facebook kann man auch nicht den ganzen Tag über unbeaufsichtigt lassen – man stelle sich nur vor, was man ansonsten abends zu tun hätte! Zum Glück haben schlaue Leute Apps entwickelt, die nicht ablenken, sondern helfen. Mit ihnen kannst du für einen bestimmten Zeitraum bestimmte Seiten blocken, die verführerischen Symbole von deinem Screen verschwinden lassen, deine Zeit beim Arbeiten stoppen, und und und. Probier ein paar aus, es gibt genug davon – denn du bist mit deinem Social Media-Problem alles andere als allein.

Eine Bitte zum Schluss: Versuch nicht, in 12 Stunden Arbeit so viel zu schaffen wie andere in 15. Ein effektives Zeitmanagement ist dazu da, das Beste aus deinem Tag rauszuholen und langfristig effizient zu arbeiten – und das wird nur funktionieren, wenn du einen Teil deiner hinzugewonnenen Zeit für dich selbst und deine Entspannung nutzt.