FYI: Du sollst nicht allen antworten! Die schlimmsten E-Mail-Sünden

Wie viele E-Mails bekommst du wohl, während du diesen Artikel liest? Und wie viele davon schiebst du so lang wie möglich vor dir her, um sie irgendwann schnell zu beantworten, damit die Sache abgehakt ist? Achtung, Fehlergefahr!

Die E-Mail ist das mittlerweile meistgenutzte Kommunikationsmedium – da könnte man meinen, dass die meisten Menschen doch gut damit umgehen können. Weit gefehlt: Ärgerliche, sinnlose oder schlicht überflüssige E-Mails sind überall. Und ein Ruf als Absender dieser Un-Mails kann dem beruflichen Erfolg gehörig im Weg stehen.

Diese E-Mail Sünden solltest du in Zukunft vermeiden, wenn du dich nicht unbeliebt machen willst – und die Ausrede «Aber das machen andere doch auch!» gilt nicht.

1. Unkommentiertes Weiterleiten

Eine E-Mail ist in deinem Postfach gelandet, obwohl du nicht der richtige Ansprechpartner bist? Dann schnell weiter zum zuständigen Kollegen damit! Bequemer und schneller geht’s nicht – für dich. Denn dein Kollege muss erst mal herausfinden, worum es in der E-Mail geht, warum er sie bekommen hat und was er nun damit machen soll. Nicht dein Problem? Doch, wenn du das ständig machst und in der Firma als faul und inkompetent verschrien wirst. Ein klarer Betreff und eine kleine Zusammenfassung, worum es geht und was zu tun ist, bringen dich nicht um und deine Kollegen werden es dir danken.

2. Grammatik vernachlässigen

Auch wenn es viele nicht wahrhaben wollen: Grammatik ist nicht dazu da, um Schüler zu quälen, sondern um die Kommunikation zu vereinfachen. Ja, korrekt gesetzte Kommata verbessern tatsächlich die Lesbarkeit eines Textes, und es ist auch hilfreich, dass ein Grossbuchstabe auf ein Substantiv oder einen Eigennamen hindeutet. Du sollst nicht in jeder E-Mail eine literarische Glanzleistung hinlegen – aber ein schlüssiger, ordentlich formulierter und vor allem verständlicher Text ist kein Hexenwerk und vermittelt dennoch Kompetenz und Professionalität.

Du bist ein Kind deiner Zeit und ausserdem schon als Baby in das Swag-Fass gefallen? Das ist okay – solang dein entsprechender Jargon deine Freunde nicht nervt. Pass aber auf, dass dir deine «Privatsprache» im Berufsalltag nicht herausrutscht. Auch wenn es gut gemeint ist, dass du es übernimmst, bei dem Dude aus der Buchhaltung vorbeizusteppen – bitte formulier es nicht so. Manch ein Kollege mag deine Ausdrucksweise völlig normal finden, andere wiederum stecken dich ganz schnell in unvorteilhafte Schubladen, aus denen du so schnell nicht wieder rauskommst. Geh also lieber auf Nummer sicher und spar dir deinen Slang für deine Homies auf.

4. Abkürzungen

In der Kürze liegt die Würze? Das mag richtig sein – aber es geht auch mit ausgeschriebenen Worten kurz genug. E-Mails, die vor fyis, asaps, icymis und btws nur so triefen, sind nicht nur schlecht lesbar und lassen den Absender als sehr schreibfaul erscheinen; sie bergen auch das Risiko von Missverständnissen. Schliesslich ist nicht jeder auf dem gleichen Stand, was Abkürzungen betrifft – so vermeintlich sinnvoll und verbreitet sie auch gerade sein mögen. Ja, die Zeit ist knapp. Das ist sie immer. Die paar Sekunden extra, die du in das Tippen ganzer Wörter investierst, machen aber auch keinen grossen Unterschied. Natürlich müssen interne E-Mails sich nicht wie ein formelles Anschreiben lesen; dennoch ist es ratsam, auf Akronyme weitgehend zu verzichten – damit bei den Kollegen mehr hängenbleibt als WTF.

E-Mails mit vielen Empfängern können regelrechte Lawinen auslösen. Irgendwann klickt jemand «allen antworten» und es geht los: Einer amüsiert sich über den Fauxpas, zwei andere beschweren sich, alle Postfächer quellen über, keiner kommt mehr mit. Halt dich also bitte an die Regel: Niemand soll eine E-Mail von dir bekommen, die nicht wichtig für ihn oder sie ist. Selbst wenn deine Antwort 50% des ursprünglichen Verteilers erreichen soll: Mach einen neuen auf!

6. Smileys

Emoticons können helfen, eine bestimmte Stimmung wiederzugeben und zu unterstreichen, oder Gesagtes etwas abzumildern und nicht allzu streng klingen zu lassen. Trotzdem solltest du in E-Mails (wenn überhaupt) sehr sparsam mit den netten Gesichtern umgehen. Zum einen kannst du nicht davon ausgehen, dass der Empfänger deine Smileys genau so interpretiert wie du. Im schlimmsten Fall schaffen sie also Missverständnisse, anstatt sie zu vermeiden. Check vor dem Absenden nochmal, ob dir nicht aus Versehen der ein oder andere Smiley in deine E-Mail gerutscht ist, der dort nicht unbedingt hingehört – vor allem wenn der Empfänger sehr wichtig ist.

7. Schlecht formulierter Betreff

Der Betreff spielt eine ganz entscheidende Rolle: Wie oft entscheidest du selbst nur anhand des Betreffzeile, ob du eine E-Mail liest, sie für später im Hinterkopf behältst oder gleich löschst? Bring immer kurz und knackig auf den Punkt, worum es geht. Wenn der Empfänger den Betreff als irrelevant oder unwichtig empfindet, kann es passieren, dass deine E-Mail womöglich mit allerletzter Priorität geöffnet wird.

8. Die falschen Leute in CC

Wer E-Mails zu flüchtig bearbeitet, setzt schnell mal Leute in CC, die mit der E-Mail eigentlich gar nichts zu tun haben (sollten). Das kann sehr unangenehm werden – etwa wenn ein Kunde oder der Chef involviert wird. Apropos Chef: Ein absolutes No-Go ist es auch, Kollegen per Mail auf ihre Fehler hinzuweisen und den Arbeitgeber daran teilhaben zu lassen.

Du schickst keine unwichtigen Mails! Das mag sein, aber allein die Tatsache, dass eine E-Mail von dir kommt, rechtfertigt noch nicht das Markieren mit dem roten Fähnchen. Denk dran: Im Idealfall werden überhaupt keine unwichtigen Mails verschickt. Das heisst: Mail ohne Markierung = wichtig; Mail mit Fähnchen = wirklich, wirklich superwichtig! Frag dich vor dem Absenden immer noch mal, ob deine Mail die Markierung wirklich, wirklich verdient hat oder doch als «durchschnittlich wichtig» durchgeht.

Bei deinen Kollegen, mit denen du in der Mittagspause Spässchen machst, kannst du mit einem «Hallo, NAME» kaum etwas falsch machen. Bei E-Mails, die das Unternehmen verlassen, ist die Sache schon etwas kniffliger. Wähle unbedingt die richtige Anrede und vergiss auch etwaige Titel nicht. Auch der Gruss am Ende der E-Mail darf weder fehlen, noch sollte er zu salopp sein. Ein «Bis dann» ist für einen wichtigen Grosskunden, mit dem du zum ersten Mal in Kontakt bist, wahrscheinlich keine optimale Wahl. Bei internen Mails ist der Gruss nicht immer zwingend notwendig, kommt bei deinen Kollegen aber sicher gut an.

Der Klassiker: Auf eine Text-E-Mail folgt zwei Minuten später noch einmal dieselbe mit einem Zusatz à la «Haha, Klassiker. Hier nochmal mit Anhang.» Zwar ist das sicher nicht bei jeder Mail so eine Katastrophe wie zum Beispiel bei einer Bewerbung – überflüssig und nervig für den oder die Empfänger ist es trotzdem. Gewöhn dir lieber heute als morgen an, erst dann «Senden» zu klicken, wenn du den Anhang nochmal überprüft hast und du sicher sein kannst, dass er nicht nur vorhanden, sondern auch der richtige ist.

12. Falsches Medium

Die E-Mail ist nicht immer eine Lösung. Für kurze, interne Nachfragen oder Abstimmungen ist es oft besser, auf Skype, Slack oder das gute alte Telefon zurückzugreifen. Oder du versuchst mal etwas ganz Verrücktes und gehst persönlich bei deinem Kollegen vorbei. Wenn ihr euch auf eine Vorgehendweise o.ä. geeinigt habt, kannst du es immer noch in einer E-Mail zusammenfassen, damit ihr es schwarz auf weiss habt und ablegen könnt. Für Diskussionen ist der Weg per E-Mail reine Zeitverschwendung.