So bekommst du die Kontrolle über deinen Posteingang zurück

Gehörst du auch zu den Menschen, die vor lauter E-Mails den Posteingang nicht mehr sehen? Dann ist es höchste Zeit für eine Ordnungs-Offensive! Und keine Angst: Eine übersichtliche Struktur zu schaffen, geht schneller, als man denkt.{:.intro-text}

Das Wichtigste für Übersicht im Posteingang: Ein paar allgemeine Einstellungen vornehmen, damit sich die E-Mails von ganz alleine vorsortieren. Gibst du dann noch eine kleine Prise Selbstdisziplin dazu, ist das totale Chaos ein für allemal Geschichte. Los geht’s:

Und zwar in einen Hauptordner, «CC» und «Sonstige». Die Namen sind natürlich willkürlich – benenne die Ordner wie du magst, Hauptsache du weisst, was wo landet.

Erstelle jetzt die Regel, dass jene Mails, in denen du auf CC gesetzt wurdest, automatisch im entsprechenden Ordner landen – hier findest du ab sofort also alles, was gut zu wissen ist, aber keine Priorität für dich darstellt. Alles, was nicht unmittelbar mit deiner Arbeit zu tun hat (also vor allem Newsletter und dergleichen), schickst du in den Ordner «Sonstiges». Und schon bleiben im Hauptordner wirklich nur noch die E-Mails übrig, die für dich von Interesse sind und dich direkt betreffen.

Priorisieren, bearbeiten, löschen

Deine Inbox ist kein Sammelalbum! Priorisiere am besten täglich die Nachrichten in deinem Hauptordner: Was muss schnell beantwortet werden, was musst du bis Ende der Woche abhaken und welche Nachrichten haben eventuell noch länger Zeit? Hier bietet es sich an, die Mails farblich zu markieren – diese Funktion findet sich bei nahezu allen Mailanbietern.

Sobald du eine E-Mail beantwortet und alle darin enthaltenen Aufgaben abgearbeitet hast, lösch sie (oder verschiebe sie in einen Archiv-, Projektordner o.ä., falls du sie später noch zu Informationszwecken brauchst)!

Aber nur so viele wie nötig! Das Prinzip «Viel hilft viel» trifft hier nicht zu. Selbst wenn du mit noch so viel Liebe fürs Detail Unterordner anlegst, die wiederum andere Unterordner unterordnen, bringt es keine Zeitersparnis, wenn du im Endeffekt genau so wenig Überblick hast wie zuvor. Fang also mit möglichst wenigen an und ergänze sie später, falls sich dies als notwendig herausstellt. Eine zusätzliche Ebene zu deinen drei Überordnern ist wahrscheinlich völlig ausreichend.

Bring deine Ordner in eine sinnvolle Reihenfolge

Normalerweise werden deine Ordner automatisch alphabetisch sortiert. Wenn aber zum Beispiel ein wichtiger Ordner, den du oft brauchst, mit Z beginnt, ist das ziemlich ungünstig. Stell die Reihenfolge also manuell ein und ordne so, wie es für dich am effektivsten ist. Besonders einfach ist es, die Ordner einfach zu nummerieren. So kannst du auch schnell Änderungen vornehmen und hast immer eine gute Übersicht.

Das Offensichtliche

Aktiviere den Spamfilter und stell die automatischen Benachrichtigungen aus. So wirst du nicht ständig abgelenkt, und ein Mal pro Stunde den Posteingang zu checken, reicht doch auch – vor allem, wenn er so schön geordnet ist!