Diese Dinge klingen unproduktiv – sind es aber nicht!

Der Schlüssel zur Produktivität ist es, sich ordentlich abzurackern? Tatsächlich gibt es einige ganz andere Strategien, um mehr Arbeit zu erledigen und gleichzeitig einigermassen stressfrei und ausgeglichen zu bleiben – blöd nur, dass sie als Zeichen von Unproduktivität verschrien sind. Überstunden, Multitasking und Co. gehören in vielen Büros noch immer zum guten Ton – dabei ist doch eigentlich schon lange bekannt, dass viel nicht auch immer viel hilft. Hier ein paar Ideen, wie du deine Produktivität ohne Stress und Überarbeitung steigern kannst.

1. Arbeite weniger

Härter und vor allem länger zu arbeiten ist nicht immer der Weg zum Erfolg – und langfristig schon mal gar nicht. Manchmal können weniger Arbeitszeiten sogar zu besseren Ergebnissen führen. Henry Ford kürzte die Arbeitsdauer seiner Angestellten schon 1926 auf 40 Stunden pro Woche, weil ihm bewusst wurde, dass längere Schichten der Produktivität seiner Angestellten mehr schaden als nützen würden. Studien haben zudem ergeben, dass man zwar rund drei Wochen lang je 60 Stunden arbeiten kann, die Produktivität danach aber massiv nachlässt. Also: Mach mal wieder pünktlich Schluss!

2. Schiebe Dinge auf

Richtig gelesen! Etwas auf die lange Bank zu schieben, kann der Produktivität manchmal durchaus zuträglich sein. Hinterfrag doch mal, warum du etwas immer wieder aufschiebst. Welchen (langfristigen) Nutzen hättest du durch das Erledigen dieser Aufgabe? Und wie wichtig ist dieser überhaupt? Wenn du merkst, dass du deine Ziele auch auf anderem Weg erreichen kannst, dann solltest du dir überlegen, ob man die Aufgabe vielleicht einfach streichen könnte. Dinge aufzuschieben kann dir also eine Hilfe dabei sein, deine Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu richten und zu erkennen, welche Wichtigkeit einzelne Aufgaben tatsächlich haben.

3. Manage nicht deine Zeit, sondern deine Energie

Versuche, deine Arbeitsplanung an deine (ganz natürlich schwankenden) Energie-Level anzupassen. Beobachte dich aufmerksam selbst und notiere dir für einige Tage, zu welchen Tageszeiten deine Konzentration am höchsten ist und wann du Tiefs bekommst. Wenn du zum Beispiel gleich morgens ein echtes Energiepaket bist, dann versuch, die wichtigsten und anspruchsvollsten Arbeiten des Tages in dieser Zeit zu erledigen – und umgekehrt Dinge, die weniger Konzentration erfordern, dann anzupacken, wenn du erfahrungsgemäss weniger leistungsfähig bist.

4. Mach nicht die ganze Arbeit allein

Indem du gewisse Aufgaben delegierst, schaffst du dir Raum, um deine persönliche Produktivität zu steigern. Wer dauernd zig kleine Dinge hier und da zu erledigen hat und dadurch seine wichtigen Aufgaben ständig unterbricht, kann unmöglich konzentriert und produktiv daran arbeiten. Delegieren fällt vielen Menschen schwer. Dennoch: Indem du lernst zu erkennen, was deine persönliche Aufmerksamkeit erfordert und was du ruhig abgeben kannst, förderst du deine eigene Produktivität.

Wenn deine To-Do-Liste voller Punkte ist, die du eigentlich in der letzten Woche oder gar im letzten Monat machen wolltest, ist es an der Zeit, den Rotstift zu zücken. Versuch, deine Liste auf drei bis fünf wichtige Aufgaben pro Tag zu kürzen, um produktiver zu werden. Wenn die Liste so lang ist, dass schon am Vormittag klar ist «Das ist unmöglich zu schaffen», hat sie ihren Nutzen bereits verloren.

6. Mach (lange) Mittagspausen

Wer nur schnell vor dem Rechner eine Kleinigkeit snackt, anstatt eine ausgedehnte Mittagspause einzulegen, fühlt sich produktiver – ist es aber nicht immer. Den meisten Menschen tut eine echte Auszeit abseits des Arbeitsplatzes gut: Weil sie so Abstand gewinnen und anschliessend wieder fokussierter ans Werk gehen können, und weil das Gehirn nach einer Pause einfach wieder leistungsfähiger ist. Also: Lies ein Buch (das nichts mit der Arbeit zu tun hat!), unterhalte dich mit deinen Arbeitskollegen oder mach einen Spaziergang!

7. Verplan deinen Tag nicht zu 100%

Versuch, nur vier bis fünf Stunden deiner Arbeitszeit durchzuplanen – der Rest füllt sich von ganz allein! In anderen Worten: Lass etwas Zeit um deine Aufgaben herum frei. Du weisst selbst, wie oft die Arbeit doch länger dauert, weil etwas dazwischen kommt. Und wenn der geplante Puffer wirklich mal mehr Zeit bedeutet, kannst du dich an die kleinen Dinge machen, die normalerweise gern mal liegen bleiben – das befreit den Kopf für die wichtigen Dinge!