Nicht jetzt, Facebook! So steigerst du deine Produktivität

Du sollst eine Wettbewerbsanalyse für den Chef erstellen oder eine Hausarbeit schreiben, surfst aber stattdessen ziellos im Netz. Du musst dieses eine YouTube-Video unbedingt noch anschauen. Dein Facebook-Feed checkt sich auch nicht von allein. Prokrastination ist die Krankheit des 21. Jahrhunderts, allermeist am Arbeitsplatz. Wir zeigen dir die Mittel dagegen.

Wenn doch alles so leicht von der Hand ginge wie Ausreden finden! Businessbericht schreiben oder noch schnell Raucherpause machen? Sich auf das Meeting vorbereiten oder an der Kaffeemaschine die letzte Game of Thrones Folge diskutieren? Die allgegenwärtigen Überstunden sind oft weniger das Resultat von zu viel Arbeit als von zu viel Ablenkung. Damit du nicht bald noch im Büro übernachten musst, solltest du deine Zeit am Arbeitsplatz optimal ausnutzen.

1. Zeitmanagement: Wochenplan erstellen

Die wenigsten sind als Zeitmanager geboren, aber jeder kann einer werden. Um alle deine Aufgaben effizient und pünktlich zu erledigen, erstell dir am besten eine Woche im Voraus einen persönlichen Aufgabenkalender: Was muss auf jeden Fall erledigt werden? Was wäre darüber hinaus noch gut zu schaffen? Wichtig ist, dass du dir klare Ziele setzt und deine Tätigkeiten genau notierst. So wirst du auch bei grossen Projekten die Übersicht behalten. Sei realistisch und leg dir die Latte nicht zu hoch – das macht es nämlich leichter, zu kapitulieren und die ganze Planung über den Haufen zu werfen.

2. Wichtigen Projekten Priorität einräumen

Als nächstes solltest du deinen Arbeitsalltag strukturieren und Tätigkeiten nach Priorität ordnen. First things first! Trenn Wichtiges von Unwichtigem und geh als erstes die dringenden Projekte an. Behalt dabei im Hinterkopf, dass Perfektion eine Illusion ist: Du musst keine 100% anstreben. Bleib in deinem Zeitplan und erlaub dir (kleine) Fehler!

3. Was du heute kannst besorgen...

Wenn du dich an eine Aufgabe setzt, bring sie auch zu Ende! Streich Dinge wie “Mache ich morgen fertig” und “Das hat ja noch Zeit“ aus deinem Wortschatz. Mit dieser Einstellung schiebst du nur immer mehr auf und sammelst einen riesigen Berg an Arbeit an. Der Business Report soll bis Freitag auf dem Tisch deines Chefs liegen? Dann setz dir deine Deadline auf Mittwoch oder spätestens Donnerstag – man weiss nie, was noch alles dazwischenkommt.

4. Die 2-Minuten-Regel

Ganz ehrlich: Woran denkst du, wenn eine neue Aufgabe ansteht? Solltest du nicht erst noch schnell E-Mails checken? Die Blumen giessen? Die SMS von vorhin beantworten? Allgemein gilt die Regel:

Wenn du irgend etwas zu tun hast, das du in maximal 2 Minuten abarbeiten kannst, mach es gleich!

Auch wenn die Aufgabe nicht die höchste Priorität hat: Was geschafft ist, ist geschafft und spukt dir nicht störend im Hinterkopf herum. So kannst du dich anschliessend voll und ganz auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

5. Mach mal Pause

Der Papierstapel auf deinem Schreibtisch wächst ins Unermessliche, dein Chef wälzt im Minutentakt Aufgaben auf dich ab und du willst eigentlich nur nach Hause. Da drängt sich der Gedanke auf, die Mittagspause ausfallen zu lassen und stattdessen lieber mit dem Projekt voranzukommen. Keine gute Idee: Wenn du versuchst, 8, 9 oder gar mehr Stunden durchzuackern, kann das nur zu Lasten deiner Konzentration und Produktivität gehen. Du musst ja keine ganze Stunde essen gehen – leg aber regelmässig wenigstens kurze Auszeiten ein, damit du danach wieder mit klarem Kopf an die Arbeit gehen kannst.

6. Ordnung, bitte!

Das Chaos auf dem Schreibtisch und das Chaos im Kopf sind ein bisschen wie das Huhn und das Ei. Welches auch immer zuerst da war, fest steht: Sie gehen Hand in Hand. Um effizienter und zeitbewusster zu arbeiten, solltest du erst mal Ordnung schaffen. So musst du nicht ständig nach Dokumenten und Infos suchen, kannst Arbeitsabläufe vereinfachen und so schon jede Menge Zeit sparen. Wirf unnötige Unterlagen und Büroutensilien weg und organisiere deinen Arbeitsplatz sinnvoll. Nimm dir auch Zeit, deine elektronischen Daten in Ordnung zu bringen. Sortiere Informationen nach Relevanz und Zusammenhang in Ordern, damit du auch hier keine wertvolle Zeit mit Suchen verschwendest.

Meetings gehören zu den Zeitfressern schlechthin. Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt mehr als 30 Stunden im Monat in Meetings, von denen sicher nicht alle das Prädikat «produktiv» verdienen. Natürlich müssen alle Beteiligten bei Projekten auf dem neuesten Stand sein – dafür muss man aber nicht jeden Tag stundenlange Meetings abhalten. Kurze Gespräche mit den betreffenden Teammitgliedern, spontane Stand-Ups oder auch E-Mails reichen in vielen Fällen aus, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Facebook, Twitter, WhatsApp, Instagram. Die Liste der überall lauernden Versuchungen liesse sich fast unendlich weiterführen. Auch wenn du «nur mal kurz» einen Blick auf diverse Feeds wirfst und das checken deiner privaten E-Mails «ganz schnell» geht: Es sind Ablenkungen. Die können sich zum einen zu beachtlichen Zeitspannen summieren, zum anderen stören sie deinen Flow und somit deine Produktivität. Setz dir für die scheinbaren Kleinigkeiten ein Limit – zum Beispiel höchstens 15 Minuten Facebook pro Tag, maximal 5 Raucherpausen usw.

9. Mach’s dir gemütlich

Ein wenig offensichtlicher, aber schlauer Produktivitätstrick: Gestalte dein Büro bzw. deinen Arbeitsplatz optisch ansprechend. Stell ein paar Fotos und eine Pflanze auf deinen Schreibtisch und organisiere Stifte, Notizblöcke und Co. in hübschen Boxen oder anderen Behältern: Wenn du dich wohl fühlst und gerne an deinem Arbeitsplatz bist, wirkt sich das merklich auf deine Motivation und Leistungskraft aus.