Plötzlich Boss – wie du deine erste Führungsverantwortung rockst

Deine Tage als Anfänger sind gezählt: Ab jetzt bist du Teamleiter und darfst vielleicht sogar offiziell «Head of …» in deine E-Mail-Signatur schreiben! Vermutlich schwankst du nun zwischen Euphorie, Stolz – und nackter Panik.{:.intro-text}

Aber keine Sorge: Ob du nun Praktikanten, Trainees oder sogar Young Professionals betreuen sollst – jemand scheint dir diese Aufgaben zuzutrauen, also zweifle nicht an deinen Führungsqualitäten! Klar, auf einmal kommt ein ganz schöner Brocken Verantwortung auf dich zu, aber auch hier gilt: learning by doing. Trotzdem kann es nicht schaden, sich einiger Dinge schon vor dem ersten, neuen Arbeitstag bewusst zu werden und sie in deinen ersten Wochen im neuen Job im Hinterkopf zu behalten.

Erwartungen klar formulieren

Zu Beginn ist es wichtig, dass du dich mit deinen Mitarbeitern zusammensetzt und beide Seiten klar formulieren, welche Erwartungen sie an die andere Partei haben. Die Ziele sollten dabei immer protokolliert und bestenfalls mit messbaren Faktoren verknüpft werden. Ein möglicher Weg – gerade in Grosskonzernen – ist, für jeden Mitarbeiter individuelle Key Performance Indicators (KPI) zu bestimmen, die sich auch mit den Unternehmenszielen decken. Wenn dann das nächste Meeting ansteht, können alle transparent nachvollziehen, ob sich die Erwartungen erfüllt haben oder nicht. Im zweiten Fall kann man weiter analysieren, woran es lag und was man in Zukunft besser machen könnte. Generell gilt: Je klarer die Erwartungen und Ziele formuliert werden, desto motivierter können die Mitarbeiter sie auch angehen.

Ein Teamplayer sein

Es gibt wohl kaum einen Bürojob, in dem man nicht in einem Team agiert. Ein Teamplayer zu sein, Empathie zu zeigen und die Beweggründe der einzelnen Teammitglieder zu verstehen, sind also Grundvoraussetzungen für erfolgreiche Führungskräfte. Wenn du die Verantwortung für eine Gruppe übernimmst, bedeutet das ausserdem, dass du nicht mehr nur für deinen eigenen Erfolg und Misserfolg gerade stehen musst. Eine wichtige Aufgabe ist daher, für jedes Teammitglied einen individuellen Erfolgsplan zu erstellen. Jeder hat seine ganz persönlichen Stärken und Schwächen, die du erkennen und nutzen solltest. Und was den Büroalltag betrifft: Hab ein offenes Ohr für die Anliegen der einzelnen Teammitglieder, biete deinen Support an und formuliere so oft wie möglich in der «Wir-Form». So schaffst du Vertrauen und eine Bindung im Team – was umso wichtiger ist, wenn du von aussen ins Unternehmen kommst.

Reibungslos kommunizieren

Sich regelmässig Zeit für jedes einzelne Teammitglied zu nehmen, ist essentiell für reibungslose Abläufe. Mindestens einmal wöchentlich solltest du dafür Einzelgespräche führen, in denen Ziele und Fortschritte besprochen und Deadlines festgelegt werden. Für Probleme sowie Erfolgserlebnisse sollte gleichermassen Zeit vorhanden sein. Positives und negatives Feedback stellt einen weiteren Schlüsselpunkt dar. Erfolge zu feiern und Mitarbeiter zu loben, fällt dir vermutlich ziemlich leicht – und zeigt deinem Team gleichzeitig, wie aufmerksam du bist. Schwerer tut man sich da schon mit negativer Kritik. Erfahrungsgemäss ist genau das die grösste Herausforderung für Führungsneulinge. Niemand nörgelt gerne an anderen herum – aber konstruktive Kritik ist absolut notwendig, damit deine Mitarbeiter wissen was sie in Zukunft besser machen können. Sprich Probleme also lieber direkt an, bevor sich falsche Vorgehensweisen einschleichen oder deine Mitarbeiter im Jahresgespräch aus allen Wolken fallen.

Delegieren können

Wenn du Tasks nicht loslassen kannst und deine Mitarbeiter mit Micromanagement quälst, wird der gesamte Arbeitsprozess um ein Vielfaches länger dauern – und die Stimmung im Team sinkt auf den Nullpunkt. Ständige Kontrollen vermitteln der Gruppe, dass du kein Vertrauen in sie und ihre Fähigkeiten hast. Besser kommt: Zwar regelmässig die erledigten Aufgaben checken, aber dem Team grundsätzlich vermitteln, dass du auf deren selbständige Erledigung vertraust und bei Fragen oder Problemen in jedem Fall beratend zur Seite stehst.

Die erste Zeit als Chef ist mit Sicherheit eine aufregende. Nicht nur du, auch das gesamte Team muss sich an neue Abläufe und Hierarchien gewöhnen. Um ein vertrauensvolles Klima zu schaffen, predige nicht von oben herab, sondern gehe mit gutem Beispiel voran. Dann steht einem erfolgreichen Management wohl nichts mehr im Wege.